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Cómo administrar un negocio pequeño: 10 claves para el éxito

No hay una fórmula única sobre cómo administrar un negocio exitosamente, pero sí hay una serie de reglas que si se llevan a cabo con firmeza te acercarán al logro de tus metas:

1. Haz un plan específico con los objetivos anuales de tu negocio

Si estás arrancando, debes formular tu “plan de negocio” o proyecto de inversión. Cuando plasmas tu idea en un proyecto, pronosticas y tomas conciencia de los pormenores que podrás enfrentar en la práctica.

Ordena todos los aspectos de mercado, técnicos y económicos para ser presentados a un posible socio, inversionista o empresa de apoyo crediticio. Te servirá como guía y te ayudará a conseguir recursos.

Si tu negocio está en marcha, debes fijar metas de ventas y producción, delegar funciones y definir responsables; saber cuándo y cómo harás seguimiento.

En todo negocio se planifica a tres niveles: estratégico,  táctico y operativo.

  • Lo estratégico tiene que ver con la filosofía fundamental del negocio, darle identidad: La misión, la visión, valores y objetivos.
  • El nivel táctico busca alinear cada área o aspecto fundamental con la estrategia. Es dar un esquema de funciones y planes claramente definidos al mercadeo y las ventas, a la administración, la producción y la post venta.
  • La operatividad es programar el día a día para que los planes tácticos de cada área se lleven a cabo.

2. Delega según tu presupuesto y dando instrucciones específicas

Pocos se atreven a iniciar y llevar un negocio enteramente por sí solos. Por muy pequeño que sea tu emprendimiento, siempre requerirás apoyo.

Habrá temas administrativos, contables u operativos que delegarás a uno o varios asistentes tarde o temprano.

Por más que quieras abarcarlo todo, debes saber delegar, confiar en las facultades, prever potencialidades y puntos débiles de otros.

Es importante delegar lo trivial para un mejor manejo de las funciones y poder centrar tus habilidades en lo fundamental, como las relaciones públicas, la conquista de clientes estratégicos o mejorar la rentabilidad.

3. Se ordenado y limpio

La clasificación, orden, limpieza, estandarización y disciplina son la base de la filosofía de calidad que adoptó Toyota en la década de los 60, conocida como las 5s y que hoy sigue siendo modelo de gestión de calidad.

Date un paseo por todas las áreas de tu negocio y observa si tienes que estar sorteando obstáculos para poder moverte libremente.

¿Tu escritorio y el de tus empleados son un lugar cómodo de trabajo o están atestados de torres de carpetas y objetos desordenados?

El orden y la limpieza contribuyen a la eficiencia, te ahorran tiempo, crean un mejor ambiente de trabajo y dan una buena imagen.

4. Trato al personal

“El capital humano es el recurso más valioso de la empresa” un cliché, pero es muy cierto. Parte del cómo administrar un negocio es saber tratar al personal.

No puedes pretender tener éxito si tienes que enfrentar altos niveles de rotación, y la rotación se evita tratando bien a tu personal.

Averigua qué motiva al personal, ponles metas alcanzables y celebra los logros. La motivación y buen clima laboral son pieza clave en el éxito.

5. El negocio separado de lo personal

Ni debes traer tus problemas al negocio, ni debes mezclar las cuentas del negocio con las cuentas personales.

Combinar el dinero de la empresa con las finanzas personales es un caldo de cultivo para las pérdidas sin razón, gastos fuera de lugar y todo un dolor de cabeza en términos legales y de impuestos.

Abre cuentas empresariales separadas para manejar el dinero del negocio. Como propietario fíjate un sueldo lo más austero posible y echa mano de las ganancias con conciencia.

Lo mejor es reinvertirlas y hacer crecer tu modelo de negocio. Inspírate a partir del top 40 ideas de negocios en México para el 2019.

6. Nunca te quedes sin dinero

No contar con el efectivo suficiente puede significar acudir a préstamos de última hora costosos o tener que detener las operaciones.

El éxito en cómo administrar un negocio depende en buena medida de administrar el efectivo eficientemente; mucho efectivo en los bancos es capital ocioso expuesto a perder valor, poco efectivo también puede ser costoso.

Determina cuál es tu capital de trabajo, aquel dinero que requieres para pagar la nómina y sufragar las compras y los gastos prioritarios de al menos un mes.

Si tus proveedores te venden a crédito eso disminuye tu necesidad de capital.

Estima un nivel de efectivo para emergencias o imprevistos, como el daño en algún equipo, instalaciones o un gasto médico por accidente laboral.

Si mucho efectivo te sobra, es prudente pensar en inversiones temporales como comprar bonos o contratar un depósito a plazo. No te pierdas los 6 tips para la administración del efectivo en empresas pequeñas.

7. Presta atención a los números

Debes estar al tanto de los resultados del negocio en términos de ganancia y de rentabilidad sobre lo invertido. Estar consciente del nivel de las deudas y su coste en materia de intereses y comisiones.

Es muy importante conocer cuánto dinero está regado por la calle en forma de cuentas por cobrar y su antigüedad; cuánto está en inventarios y desde cuándo, etc.

Los estados financieros no se elaboran con el único propósito de ser presentados al banco o al fisco. Se elaboran para ser manejados por los dueños y que estos puedan tomar decisiones importantes con base en los números.

Es fundamental que sepas constantemente cuánto dinero está entrando, cuáles son los principales gastos y cómo disminuirlos. La regla número 1 en las finanzas personales también aplica para los emprendimientos.

8. Mide y busca aumentar la productividad

Productividad es la relación entre el resultado y el insumo. Es decir, el contraste, cociente o división de tus salidas respecto a tus entradas; de tu producción versus uno, varios o todos los insumos.

Aumentas la productividad cuando produces más con los mismos recursos o produces lo mismo gastando menos.

Crea índices de productividad, como cantidad de artículos por horas trabajadas, o unidades producidas diariamente por unidad de materia prima; lleva el seguimiento semanal o mensual.

Alienta al personal a buscar maneras de aumentar la productividad y premia los logros.

9. Invierte en tecnología

Sabemos que los equipos tecnológicos son costosos y más aún su mantenimiento y actualización, sin embargo, algunos programas o aplicaciones pueden ser realmente útiles y con una excelente relación beneficio-costo.

No invertir en tecnologías, ya sea software o hardware, es quedar obsoleto y dar paso a la competencia.

Ofimática, mensajería instantánea, software contable, bases de datos y herramientas web 2.0 son algunas de las tecnologías sin las que un negocio no podrá sobrevivir.

Al respecto te ofrezco algunas recomendaciones en el post cómo crear una estrategia de trabajo.

10. No te descuides

Hay un dicho que reza “cría fama y échate a dormir” pero puede ser un poco peligroso en materia de administrar un negocio.

Nunca dejes a un lado eso que te está dando resultado, mantén tus logros, limpia y cultiva el terreno ganado.

Tienes una cartera de clientes satisfechos, cuídalos y ofréceles un excelente nivel de atención. Cuentas con una fuerza de ventas y un personal inspirado, alimenta su motivación.

Los números van bien, busca mejorarlos; hay un buen ambiente laboral, orden y limpieza… que nunca se quebranten.

Cómo administrar un negocio, preguntas frecuentes

Acabo de ofrecerte un decálogo sobre cómo administrar un negocio, repasemos algunos aspectos y complementemos otros con nuestra acostumbrada sección de preguntas frecuentes.

¿Qué pasos debo seguir para administrar una empresa?

Desde los primeros cursos en administración nos enseñan las funciones básicas de un buen gerente.

Para administrar un negocio se deben seguir los pasos básicos de la planificación, la organización, la dirección y el control.

  • Planificación es la fase previsiva de fijar objetivos y cursos de acción a seguir.
  • Organización tiene que ver con dividir el trabajo, definir las funciones y asignar responsables.
  • Dirección se enfoca en las prácticas de un buen líder, saber comunicarse y motivar al personal
  • Control son los distintos mecanismos que se emplean para medir resultados y hacer ajustes.

¿Cómo se lleva la administración de un negocio?

Administrar un negocio precisa prudencia, determinación y firmeza.

No puedes administrar tu negocio en las sombras de la anarquía y la improvisación; debes ser prudente previendo cada paso y sus consecuencias, planear tus movimientos, estudiar el mercado y la competencia.

Te regalo las 20 habilidades de una persona para tener éxito en el trabajo y en los negocios.

¿Qué se entiende por administrar un negocio?

Administrar es poner en práctica las funciones básicas de planificación, organización, dirección y control.

Cuatro procesos cíclicos que pueden ser llevados de forma continua y simultánea:

  • Definir metas y objetivos, previendo los cursos de acción
  • Asignar tareas y responsables
  • Coordinar, comunicar e incentivar al logro
  • Pedir cuentas e implementar correctivos de ser requerido.

¿Cómo se puede organizar una empresa?

En todo negocio, independiente del tamaño o sector, siempre habrá funciones básicas y claramente definidas, tales como: mercadeo, ventas, producción o servicios, administración y finanzas, servicio al cliente o postventa.

La organización de una empresa, por pequeña que resulte, comienza por definir las áreas y funciones prioritarias. Lo cual se consigue construyendo un organigrama y un manual de los cargos y funciones.

¿Cómo manejar una empresa?

Carlos Slim hoy es considerado el quinto hombre más rico del mundo. En 2011 presentó una reseña de cómo administrar un negocio, en resumen afirmó que el éxito esta en:

  • Tener una estructura simple y flexible
  • Austeridad aún en épocas de vacas gordas
  • Actitud abierta a la actualización, calidad y simplificación
  • No hay reto que no se alcance trabajando en equipo
  • Reinvierte todo el dinero que sea posible en el negocio, de lo contrario se esfuma
  • Creatividad es la solución a muchos problemas
  • Optimismo, firmeza y paciencia siempre brindan buenos resultados

¿Cómo hago para dirigir una empresa?

Dirigir una empresa es saber distinguir entre lo fundamental y lo trivial, delegando esos muchos triviales para enfocarse en lo estratégico o fundamental para el negocio.

Dirigir una empresa también involucra hacer uso de las habilidades de un buen líder para enfocar todos los recursos en la dirección correcta, emplear una comunicación asertiva que fomente el logro y saber motivar creando un clima organizacional cómodo.

Tres palabras claves en la dirección de una empresa: Liderazgo, comunicación y motivación. Echa un vistazo a las dinámicas de trabajo en equipo.

¿Qué es tener una buena administración?

Administrar un negocio con éxito es cumplir eficientemente con las metas a nivel de mercadeo, ventas y finanzas.

Es ofrecer productos o servicios de calidad que cubren las expectativas de los clientes, ser flexible y estar al día con las tendencias del mercado, ofrecer un buen nivel de atención pre y post venta.

Una buena administración logra niveles de ventas y ganancias que cubren las expectativas para satisfacción de quien hace la inversión y una adecuada retribución para los empleados.

¿Cómo administrar un negocio de manera eficiente?

Eficacia es el logro de un objetivo, eficiencia es lograrlo con la menor cantidad de recursos.

Para administrar un negocio de forma eficiente debes definir metas realistas y alcanzables que cada área debe cumplir y establecer indicadores para medir el avance en el cumplimiento de dichas metas.

Define y establece indicadores de productividad en todos los niveles, cada miembro de la empresa debe aportar su granito de arena.

¿Qué se puede hacer para mejorar la administración?

En resumidas cuentas, debes establecer objetivos, fijar metas y controlar su avance o cumplimiento.

Cuando te pones metas, te esfuerzas en cumplirlas, lo cual implica mejora. Para no decaer en ánimo debes ser realista y fijar metas factibles.

Define metas alcanzables para el grupo de ventas, para el personal de producción, las cobranzas, en el control de los costos y en las ganancias.

¿Cuáles son las estrategias de la administración?

Una estrategia básicamente se concibe a través de un plan que busca el logro de un objetivo de largo plazo y de alto impacto.

La estrategia es algo macro. En la administración de un negocio es posible fijar estrategias de:

  • Penetración de nuevos mercados
  • Segmentación o enfoque en un sector específico
  • Diferenciación respecto a la competencia
  • Gestión en calidad
  • Alianzas con proveedores y cadenas de suministro
  • Reforzamiento de canales de comercialización
  • Acceso a fuentes de financiación de bajo costo
  • Reestructuración, modernización, adaptación.

Una de mis inspiraciones en cuanto a pensamiento estratégico es la revista Harvard Business Review (HBR), puedes tener acceso a algunas de sus publicaciones de forma gratuita.

¿Cómo administrar un negocio con Excel?

Sin comprometer demasiado, podemos afirmar que Excel es uno de los mejores programas para todo lo que tiene que ver con números y más.

Excel te permite, llevar registros de asistencia, listas de tareas, asignar responsables, llevar control de tus ingresos y gastos, preparar pronósticos, levantar presupuestos, llevar inventarios, etc.

Son innumerables las aplicaciones que puede tener Excel en cuanto a administrar un negocio. En el sitio oficial de Microsoft encontrarás variadas e interesantes plantillas.

¿Cómo administrar el dinero de mi negocio?

El dinero de tu negocio se debe administrar bajo principios de sensatez, manteniendo niveles óptimos. Mucho efectivo es capital ocioso, poco efectivo puede ser costoso y perjudicial.

Administrar un negocio de forma ideal en cuanto al dinero, implica trabajar con un nivel de capital suficiente para cubrir las operaciones del negocio y cualquier eventualidad sin contratiempos. Invirtiendo excesos en fines rentables.

Aquí 26 estrategias de inversión que te hacen mejor inversionista.

Si vendes a crédito, establece políticas de riesgo y cobranza preventivas. Mide y controla tus niveles de inventarios. No acudas a préstamos a menos que conozcas con claridad  los intereses y otros costos; no dejes dinero estancado.

¿Cómo administrar el dinero de un negocio pequeño?

Hasta el más pequeño de los negocios ocupa el adecuado registro y control de sus operaciones, en especial entradas y salidas de dinero.

Aún si se trata de un negocio de tu exclusiva propiedad, crea una cuenta aparte y no mezcles el dinero del negocio con tus gastos personales.

Evalúa la posibilidad de solicitar anticipos de parte de los clientes o recibir crédito de los proveedores, son las vías más económicas para financiarse.

Acude al banco solo si la tasa de interés es realmente atractiva y muy inferior a los niveles de rentabilidad que estas logrando.

Conseguir y administrar dinero a un coste muy por debajo de tu rentabilidad es lo que los expertos llaman “crear valor”.

Para Finalizar

Espero que este pequeño paseo te haya dado algunas ideas sobre cómo administrar tu negocio con éxito. Si tienes algo para compartir con nosotros, solo déjalo en los comentarios que serán muy apreciados.

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