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Balance general de una empresa, estructura del balance general

Ya sea por ser los dueños de un negocio rentable o por ser profesionales afines a las finanzas y la contabilidad, el balance general de una empresa es el primer estado financiero que debemos manejar y saber diagnosticar.

Un balance general de una empresa es la radiografía o la instantánea que devela la salud del negocio.

Muestra lo que la empresa tiene en activos, lo que debe y lo que realmente le pertenece según su patrimonio. Este es precisamente el rubro más importante y el más desestimado.

Conozcamos la estructura del balance general de una empresa y seamos los mejores analistas y árbitros de nuestra propia gestión financiera.

También te invito a conocer las 12 fuentes de financiamiento para tu negocio, su definición y concepto.

¿Qué es y para qué sirve el balance general?

El balance general es un estado financiero que aplica y se puede elaborar tanto para una persona física (tú o yo) como para una persona moral (tu negocio, cualquier empresa).

El Financiero.com en alianza con Bloomberg nos explica la diferencia entre persona física y moral.

El balance general es un documento, un estado financiero que muestra la posición en activos, pasivos y patrimonio de una entidad, sea individuo o empresa para un momento dado.

El balance general de una empresa ofrece el detalle de todos los activos, es decir, lo que posee, de todas sus deudas o pasivos, así como la información de lo que realmente le pertenece a través del patrimonio.

Para Investopedia.com un balance general es también llamado hoja de balance o estado de situación financiera y muestra el detalle de activos, pasivos y patrimonio en un momento dado; permite evaluar la estructura de capital y calcular ratios financieros.

¿Para qué sirve el balance general? 

Entrepreneur.com nos comenta acerca de la utilidad del balance general para una empresa. Este será un documento imprescindible para:

  • Estar al día con las autoridades fiscales o hacienda
  • Solicitar crédito ante algún banco
  • Ganar crédito por parte de algún proveedor importante
  • Si buscas convertirte en proveedor de una empresa grande
  • Solicitar algún beneficio o incentivo de parte del gobierno
  • Si buscas conseguir nuevos socios e inversores
  • Contratar con cualquier ente gubernamental
  • Cuando deseas invertir en inmuebles
  • Crecer y abrirte a la bolsa de valores
  • Si propones cambiar de giro comercial, ampliar o diversificar.

Cualquier usuario de la información financiera buscará comparar un balance general con otro anterior para conocer si la gestión ha sido eficiente con el manejo de los activos, los pasivos y si ha crecido el patrimonio.

Un análisis del balance permite saber qué tan eficiente ha sido la gestión del negocio en la administración del efectivo, las cobranzas, los inventarios, los activos fijos, el manejo de las deudas y del patrimonio de los accionistas.

El balance general es una herramienta para éxito de un negocio. Conoce las 10 claves para el éxito en la administración de una pequeña empresa.  

Estructura del balance general de una empresa

Dos grandes bloques integran el balance general de una empresa o de una persona física, estos son el rubro de activos y el rubro de pasivo + patrimonio (Capital). 

Lo anterior obedece a la ecuación básica de la contabilidad que establece:  

Activo = Pasivo + Patrimonio    

o

Activo – Pasivo = Patrimonio

Cada uno de estos grandes bloques se divide en cuentas o partidas contables, llamadas cuentas permanentes o reales; para el caso de los activos y también de los pasivos estas cuentas se pueden presentar de las más a las menos líquidas o viceversa. 

Tipos de balance general

Se pueden emitir balances generales para empresas y balances para individuos como tú o yo. En este caso se llama “balance personal” o “balance en sociedad conyugal” en el caso de parejas casadas.

Ahora bien, en cuanto a su presentación los balances generales pueden ser: Balance general en forma de cuenta o balance en forma de reporte.

La ecuación Activo = Pasivo + Capital determina la forma de presentación del balance en forma de “cuenta”.

Por su parte, la expresión Activo – Pasivo = Patrimonio resulta en la forma de presentación de reporte.

Balance general de cuentas

La presentación del balance general en forma de cuenta se muestra casi siempre en dos páginas o cuerpos.

En la primera parte o página se presentan las cuentas que conforman los activos y su valor, se presentan generalmente desde las partidas de efectivo y sus equivalentes, pasando por cuentas por cobrar, inventarios, hacia las partidas menos líquidas como activos fijos.

La segunda parte del balance general de una empresa está destinado a presentar la “estructura de capital”, esto es, su conformación a nivel de pasivos y capital contable o patrimonio.  

Esta conformación Pasivo-Patrimonio es de suma importancia, pues te dice cúanto debe la empresa o individuo y cuánto realmente de sus activos le pertenece según su patrimonio. 

Balance general en forma de reporte

Un balance general en forma de reporte es mucho más simple a nivel de presentación, se muestra generalmente en una página.

En un balance general de una empresa, presentado en forma de reporte, encontrarás una lista de cuentas, generalmente a dos o tres columnas.

En una columna están los nombres de las cuentas, en otra, los saldos de naturaleza deudora (activos) y, en la tercera columna, los saldos de naturaleza acreedora (pasivos).

El balance general en forma de reporte obedece a la ecuación “Activos – Pasivos = Patrimonio” y se presenta de esa manera.

Al final de la lista de cuentas se reflejará el patrimonio de la sociedad o individuo. 

Estructura del balance general en contabilidad

El ejercicio de las prácticas contables ocupa un alto nivel de formalidad que obedece principalmente a la práctica de las Normas de Información Financiera (NIF) y la disciplina regida por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP).

Tal disciplina ocupa que los estados financieros, incluido el balance general, presenten una estructura estándar que contenga un encabezado, un cuerpo y un pie de firmas. 

El encabezado de un balance general

Un encabezado de un “estado de situación financiera” debe contener, en primer lugar el nombre de la entidad que ofrece la información contable, sea un individuo o una empresa.

Asimismo, contendrá el nombre específico del estado financiero, en nuestro caso “Balance General” y la fecha puntual en la que está siendo elaborado y a la cual se corresponden todas las cifras en él presentadas. 

Finalmente muestra la moneda con la que se expresa, en nuestro caso $MX.  

El cuerpo de un balance general

El cuerpo o estructura de un balance general incluirá el detalle de todas las partidas de activos, pasivos y patrimonio o capital de una entidad con su nombre y la cifra monetaria.

Se procurará siempre un orden de presentación y el adecuado uso de sangrías y columnas o tabulaciones.

Habrá plena consistencia numérica de la información monetaria que en él se presenta, de manera que el total activo coincida exactamente con el total pasivo + capital.

El pie del balance general

No menos importante es el pie de firmas del balance. En él se reflejarán los nombres, firmas y cargos de los responsables de su elaboración o simplemente del contador, así como el nombre y la firma de los propietarios o el representante legal de la empresa.

Podrá incluir una nota donde se hace referencia a la explicación de ciertas partidas del balance o la presencia de anexos llamados “notas revelatorias”.

¿Qué es un balance general y un ejemplo?

El balance general es el primero de los estados financieros de una entidad, sea sociedad (persona moral, empresa) o individuo (persona física, firma de un solo propietario).

El balance general muestra la situación financiera de la entidad, es decir, da cuenta clara y suficiente de los activos, pasivos y el patrimonio de la entidad para la cual se emite.  

Entrepreneur.com define al balance general de una empresa de forma simple, argumentando que es un “resumen claro y sencillo de lo que una empresa tiene y debe” en un momento determinado.

Un ejemplo de un balance general de una empresa puede ser:

Ingreso Pasivo Inteligente

Balance General

Al XX de junio del 20XX

Expresado en $MX (redondeado a enteros)

Cuenta                                  Saldo en $MX

Activos Circulantes

Efectivo en bancos                                     20,000

Deudores varios                                          2,250

Inventarios                                                            0

Total activos circulantes                            22,250

Activos Fijos

Propiedades y equipos                              20,750

Depreciación                                                   (750)

Activos Fijos Netos                                     20,000

Total Activos                                              42,250

Cuenta                                              Saldo en $MX

Pasivos Circulantes

Tarjeta de crédito                                         7,500

Total pasivo Circulante                               7,500

Pasivo de Largo Plazo

Total Pasivo                                                    7,500

Patrimonio contable                                  34,750

Total pasivo + Patrimonio                       42,250

Lcdo. Juan O. /Contador general.

Dr. Manuel O. /Propietario.

Notemos como el total activos se iguala al total pasivo + patrimonio, donde el patrimonio de MX$ 34,750 de nuestro ejemplo es la verdadera porción de la posición financiera que pertenece a la empresa.

Mientras más pasivos se contraigan, la participación de la empresa en su estructura financiera se reduce dando paso a los acreedores y aumentando el riesgo asumido.

¿Qué es un balance general y cómo se clasifica?

La Facultad de Contaduría y Administración de la Universidad Autónoma de México (fcasua.contad.unam.mx) nos define al balance general como un estado financiero que ofrece el detalle de la información sobre los recursos (activos) y deberes (pasivos) de una entidad en una fecha determinada.

Un balance general se divide o clasifica en tres rubros: Activos, pasivos y patrimonio neto.

Los activos en el balance general

Están representados por todos los valores y derechos que posee una entidad en un momento dado.

Los activos tienen en común que representan una fuente de dinero para la empresa, ya sea por el giro normal de facturación, por su uso o por su liquidación.

Entre los activos típicos de una empresa están:

  • El efectivo y sus equivalentes.
  • Las cuentas por cobrar o deudores varios (clientes, socios, trabajadores, empresas relacionadas).
  • Los inventarios de mercancías, insumos, productos en proceso.
  • Activos fijos como maquinaria, terrenos, edificios, equipos y mobiliario.
  • Inversiones temporales como depósitos a plazo, pagarés, bonos, acciones.
  • Cualquier gasto pagado por anticipado.
  • Otros activos.

Los pasivos en el balance general

La NIF A-5 define a los pasivos como “cualquier obligación presente de una entidad” cuantificable en términos de moneda.

Los pasivos tienen en común que representan una salida de dinero para la empresa ante su cancelación o liquidación.

Pueden ser circulantes cuando se deben pagar en plazos menores a un año  y no circulantes o de largo plazo cuando deben ser pagados en plazos mayores a un año.

Entre los pasivos típicos de una empresa tenemos:

  • Cuentas por pagar a proveedores
  • Pagarés emitidos o deuda de corto plazo
  • Deuda a bancos
  • Impuestos por pagar (IVA, ISR, PTU)
  • Arrendamientos financieros
  • Contratos de préstamo a largo plazo
  • Obligaciones laborales

El patrimonio en el balance general de una empresa

También llamado capital contable o patrimonio contable, corresponde al valor neto o residual de los activos toda vez que descontamos los pasivos.

Por otro lado, también puede ser visto al patrimonio como la suma de los aportes de los accionistas más o menos los resultados no distribuidos del negocio.

Si la empresa genera pérdidas, eso afecta el patrimonio; si por el contrario, genera ganancias, estas incrementan el patrimonio de la empresa.

Entre las cuentas que veremos en el patrimonio están:

  • Capital de los socios o aporte inicial
  • Incrementos de capital (las dos determinan el patrimonio contribuido)
  • Reservas de capital
  • Utilidades o beneficios no distribuidos (capital ganado)
  • Resultado del ejercicio   

¿Qué es una hoja de balance?

La hoja de balance es un nombre un tanto menos técnico para denominar al balance general o estado de situación financiera.

La hoja de balance es la fotografía, la panorámica que nos muestra lo que tenemos y lo que debemos en un momento dado. Es decir, muestra los activos y los pasivos, así como su diferencia llamada capital o patrimonio neto.

Una buena administración de nuestras finanzas hará crecer el patrimonio de nuestra hoja de balance, aprende 5 estrategias probadas para administrar tu dinero.

¿Qué es lo que muestra el balance general?

Un balance general te muestra:

  • Lo que tienes (Activos)
  • Lo que debes a terceros (Pasivos)
  • Con lo que realmente cuentas (Activos – Pasivos = Patrimonio) 

El balance es lo que su nombre indica, un reporte, una entrega de cuentas de tus derechos y obligaciones o los de tu empresa.

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¿Cuál es la estructura de un balance general?

Un balance general es un documento formal que se presenta en la gran mayoría de los casos a una o dos páginas, sin incluir sus notas. 

La estructura del balance general sigue los procedimientos impuestos en las Normas de Información Financiera (NIF), el IMCP, los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP en inglés) y las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera o IFRS).

Un balance general de una empresa se estructura en forma de cuentas o en forma de reporte y ambos deben contener un encabezado, un cuerpo y un pie de firmas.

El encabezado contiene toda la información que identifica al balance: Nombre de la empresa, tipo de estado financiero, fecha y moneda en que se emite.

El cuerpo contiene el detalle de nombre y valor monetario de todas las cuentas de activos, pasivos y capital

El pie contiene los nombres, cargo y firmas de quien elabora el balance y el propietario de la entidad para la cual se suscribe.

¿Cuáles son las formas en que se presenta el balance general de una empresa?

Un balance general se presenta en forma de cuenta o en forma de reporte.

Un balance general en forma de cuenta es la presentación más común, sigue la fórmula “Activo = Pasivo + Capital contable”. Se presenta en dos grandes secciones: una al lado izquierdo y la otra a su derecha.

La izquierda se llama “posición económica” son todas la cuentas que conforman el activo. La derecha se llama “posición financiera” o “estructura de capital”; muestra los pasivos en la parte superior y en la parte inferior al patrimonio.

Un balance general en forma de reporte, por su parte, es menos usado, aunque de más fácil presentaciónm Muestras las cuentas como una simple lista a dos o tres columnas con su nombre y valor monetario.

¿Cómo se hace un balance general en forma de reporte?

Presentar un balance general en forma de reporte es muy sencillo.

Primero se detallan los activos a dos columnas una con el nombre de la cuenta y otra con su saldo en valores monetarios. A final de los activos, se muestra un total.

Luego se listan los pasivos, igualmente, a dos columnas, mostrando un “total pasivos» al final.

La diferencia entre los activos y los pasivos corresponde al patrimonio neto. Es por ello que un balance en forma de reporte tiene la fórmula “Activos – Pasivos = Patrimonio neto”.

El balance general en forma de reporte es muy común para mostrar el patrimonio de personas físicas o individuos, solteros o como pareja (sociedad conyugal).    

¿Qué es el estado de resultados de una empresa?

El estado de resultados de una empresa es el segundo estado financiero en orden de presentación.

El estado de resultados muestra la relación de cuentas temporales o nominales, es decir, aquellas que sufren un proceso de cierre periódico, para un período de tiempo determinado.

Coloquialmente, el estado de resultados es una relación de los ingresos y los gastos que produce una entidad, sea sociedad mercantil o negocio de un solo propietario.

Una vez presentados los ingresos y la totalidad de los gastos, el estado de resultados muestra al final el beneficio o “ingreso neto”. Este será positivo en caso de que haya ganancias o negativo en caso de pérdidas.

Las primeras acrecientan al patrimonio de la empresa, las segundas, lo deterioran.

Se dice que el fin fundamental de una buena administración financiera es generar resultados por arriba del costo de los capitales invertidos para satisfacción de propietarios e inversores. 

¿Qué es un balance de gastos?

Un balance de gastos es un término muy común a la hora de estimar el presupuesto del hogar, personal o de tu negocio.

Un balance de gastos no es más que una relación de los gastos o “egresos” en lo que incurre una entidad para un período específico: una semana, un mes, un trimestre, seis meses o un año.

Un balance de gastos es un paso indispensable para cumplir la regla # 1 de las finanzas personales: “gastar menos de lo que ganas”. 

¿Qué es el estado de resultados?

Estado de resultados u hoja de resultados, antes conocido (erróneamente) como “estado de ganancias y pérdidas”; es el balance de todos los ingresos y gastos que genera una empresa o individuo durante un lapso, desde un mes y hasta un año.

La última cifra que muestra el estado de resultados es una de las más importantes, pues resume la eficiencia de la gestión en el cumplimiento de las metas de ventas y el control de los gastos.

Si la gestión es buena se generan beneficios por arriba de los costos de la inversión y eso refuerza el patrimonio. Si la gestión no fue acertada los gastos superan los ingresos generando pérdidas y afectando el patrimonio de la empresa.   

¿Cuáles son las cuentas de balance general y estado de resultados?

Las cuentas del balance son cuentas permanentes y las del estado del resultado son temporales.

Cuentas del balance general de una empresa

Las cuentas del balance general son los activos, los pasivos y el capital o patrimonio neto.

Todas las cuentas del balance se denominan cuentas “permanentes o reales”. Se llaman así porque no se llevan a un proceso de cierre a saldo cero cada vez que finaliza un ejercicio económico o un año fiscal.

Algunas cuentas del balance se llaman también “cuentas de valoración o valuación” y “cuentas de orden”.

Las cuentas de valuación de activos son cuentas que reducen el saldo de una partida para reflejar un valor neto o descontado, como las provisiones y las depreciaciones.

Las cuentas de orden no se incluyen en la contabilidad del negocio, pero se muestran al pie del balance para llevar un control. Un ejemplo de ellas es la mercancía recibida en consignación.

Cuentas del estado de resultados

Son todas llamadas cuentas temporales o nominales. Se les conoce así puesto al final del ejercicio económico, se saldan y se llevan a “cero” al iniciar un nuevo período contable.

Las cuentas del estado de resultados son cuentas de ingreso, de gastos directos o costos, de gastos indirectos y otros gastos.

Dos cuentas llaman poderosamente la atención en un estado de resultados, son la primera y la última.

La primera son los ingresos por ventas, es una medida del tamaño del negocio, su volumen de operaciones o facturación.

La última es el resultado neto del negocio, mide la eficiencia y rentabilidad de la gestión.

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¿Cuál es el balance general comparativo?

Un balance general comparativo es aquel que presenta la información de, por lo menos, dos años de forma consecutiva. Como por ejemplo balance al cierre del 31/12/2018 y 31/12/2019.

En la gran mayoría de los casos presentan tres columnas de información, cada una corresponde a un año, uno consecutivo a otro (2018; 2019; 2020).

Se presentan los balances generales de forma comparativa para facilitar el “análisis horizontal” o análisis de tendencias y, con ello, diagnosticar una mejora o desmejora en la gestión financiera y operativa del negocio.

¿Cuál es el otro nombre que recibe el balance general?

El balance general también es conocido como “hoja de balance” y, más técnicamente, “estado de situación financiera” o “estado de situación económico-financiera”. 

¿Qué es el capital contable en el balance general de una empresa?

El “capital contable” no es más que el valor “residual” o neto de los activos de un negocio (persona moral) o individuo (persona física) luego de deducidos los pasivos.

También se conoce como “activos netos” y obedece a la fórmula:

Capital contable = Activos – Pasivos.

El capital contable mejora con un aumento en los activos o disminución de los pasivos y desmejora con una caída en los activos o aumento de los pasivos.

Las ganancias también mejoran el capital contable y las pérdidas del negocio lo desmejoran.

Ejemplo de balance general de una empresa

Puedes encontrar los balances de cualquier empresa que cotice en las bolsas de valores en portales financieros como Yahoo Finance y Bloomberg.

Por ejemplo, si queremos ver el balance general de CEMEX, vamos a Yahoo Finanzas y, en el buscador que aparece a mano derecha, escribimos “Cemex”, encontraremos el “Ticker CX” (Quote CX).

Haces clic en él, vas a la pestaña “Financieros” y de allí al “Balance”.

También puedes apreciar la información financiera de Grupo Televisa, Aeroméxico y cualquier otra empresa de propiedad abierta.   

Objetivos del balance general

El principal objetivo del balance general de una empresa o entidad es dar a conocer su posición económica (conformación de activos) y financiera (pasivo-capital).

Un balance general permite a un analista, inversor, potencial acreedor, gerente, administrador conocer detalles de la gestión operativa y financiera tales como:

  • ¿Son idóneos los niveles de efectivo?
  • ¿La cobranza se lleva a cabo de forma eficiente?
  • ¿Qué tan eficaz es la rotación del inventario?
  • ¿Cuál es la inversión en propiedades, plantas y equipos?
  • ¿Qué tan depreciados se encuentran los activos?
  • ¿Qué tan endeudada está la empresa?
  • ¿Cuáles son sus principales vías de financiación?
  • ¿Posee adecuados niveles de capitalización?
  • ¿Su patrimonio se ve favorecido o afectado por los resultados del ejercicio? 

Respuestas favorables o desfavorables a estas y otras interrogantes similares se responden con una revisión del balance, determinando así si la empresa es digna o no de confianza y si es meritoria la aplicación de correctivos.

Elementos del balance general de una empresa

Los elementos del balance general son cada una de las partidas de activos, pasivos y patrimonio que lo integran.

SME Toolkit nos presenta un resumen de los elementos del balance general:

  • Activo circulante disponible: Efectivo, caja, bancos, equivalentes de efectivo.
  • Activo circulante exigible: Cuentas por cobrar comerciales y deudores varios.
  • Activos realizables: Inventarios.
  • Activos fijos: Terrenos, inmuebles, maquinaria, equipos, mobiliarios.
  • Otros activos: Gastos, impuestos pagados por anticipado, plusvalías, patentes, intangibles.
  • Pasivos de corto plazo: Deuda con proveedores, con bancos, impuestos, seguros por pagar.
  • Pasivos de largo plazo: Arrendamientos financieros, contratos de préstamo de más de un año.
  • Patrimonio Contribuido: Aporte inicial de los socios, aumentos de capital, reservas.
  • Patrimonio Ganado: Utilidades no distribuidas, resultado del ejercicio.

Videos de cómo hacer un balance general en Excel

El Canal de YouTube ContabilizadoCom nos muestra un video sobre qué es y Cómo Elaborar un Balance General Paso a Paso.

Contador Contado nos presenta una forma simple para entender el balance general.

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