Como crear una estrategia de trabajo – conoce las 4 mejores herramientas de productividad en internet

Si alguna vez te haz preguntando como Crear una estrategia de Trabajo, este artículo responderá tus dudas totalmente.

Tal vez esta parte para muchas personas es la más difícil de todas, crear una estrategia de trabajo, pero esto es lo mejor que puedes hacer, además de que es muy importante a la hora de crear una comunidad

Muchas veces no sabes a donde quieres ir, pero el simple hecho de estar sentado y empezar a plantearte preguntas   te puedes abrir nuevos horizontes, buscar nuevas maneras de pensar, te puedes ahorrar miles de horas de trabajo, pero siempre la mejor parte es que estas creando una estrategia de trabajo que se convertirá en un proyecto éxitoso, vas a organizarte,  vas a enseñarle algo nuevo a las personas  y  además de que será un proyecto de vida para tí y una llave a la libertad para tu vida.

Te anexo unos pasos que yo considero esenciales para crear una estrategia de trabajo, y que a  mí en lo personal me han ahorrado mucho tiempo,  no solo en mis proyectos de trabajo, sino en mis proyectos personales, pero antes de empezar la  puntos para crear una estrategia de trabajo te recuerdo  que siempre apliques el principio de Pareto en tu vida, enfócate en el 80% que tenga más relevancia , que tenga más prioridad y que te puede llevar más lejos de una manera más rápida, este es el principio de los hackers de la vida.

Crea un camino.

Muchas veces cuando empiezas a trabajar en una comunidad, no sabes de donde partir, y mucho menos a dónde quieres llegar, plantéate metas semanales, mensuales trimestrales, semestrales  y anuales, siempre ponles fecha a tus metas  y escribe a  dónde quieres llegar,  porque muchas veces todo se queda en papel y se olvida.  Crear un camino, no únicamente se aplica a una estrategia de trabajo, si no a tu vida diaria.

¿Y cómo aplico esto a mis proyectos?

Esta es una de las partes más importantes para mí, si no es que la más importante, te aconsejo que te tomes unos horas en definir tu proyecto, cada proyecto va a variar su tiempo de planeación, obviamente entre más grande el proyecto, implica dedicarle más tiempo,  pero empieza a dedicarle una  horas por semana a la planeación de tu proyecto,  empieza a definir las tareas más importantes (recuerda el principio de Pareto),  y divide las tareas de manera inteligente,  recuerda el viejo proverbio de “divide y Vencerás” es muy cierto, pero hay que saber utilizarlo a nuestro favor, no cometes el error de querer hacer micro-tareas que no dejen realmente un valor, mejor define tareas que realmente le dan un gran valor a tu trabajo.

A cada tarea que vayas agregando a tu trabajo ponle una fecha de finalización, además de agregarle fechas de revisión de proyecto, Te anexo un ejemplo de las estrategias que yo utilizo para  darle continuidad a mis trabajos.

Si una tarea tiene un tiempo de duración de 4 semanas, le doy una fecha de inicio y  4 fechas de revisión,  en las 4 fechas de revisión procuro que hayan pasado  7 días después de haber iniciado la tarea (si mi tarea inicio un miércoles, procuro revisar esa misma tarea el siguiente miércoles)  para asignarle 10 minutos de revisión de la tarea, si la tarea no se ha llevado a cabo, o no va de acuerdo a lo planeado, agrego otros 15 minutos para buscar nuevas estrategias  para mejorar el desempeño de la tarea.

NO NECESITAS MÁS TIMEPO DE REVISIÓN ,  generalmente si planteas una buena estrategia desde el  inicio, te vas ahorrar esos  15 minutos , sin embargo, va a ver ocasiones donde realmente necesitas crear una nueva estrategia , siempre haz anotaciones de los PRO  y CONTRAS  de las estrategias de trabajo que haz utilizado y re-evalúas para que tipo de tareas funcionan. Entre más experimentes, más vas a aprender.

Pues bien,  utiliza la tecnología a tu favor, ha muchas personas le funcionan un calendario, o una agenda, a mí en lo personal me funciona utilizar algunos programas para organizarme de una manera estratégica.

EXCEL:  Muchas personas utilizan MS Proyect para escribir sus proyectos, a mí en lo personal siempre me ha servido utilizar una hoja de Excel, donde voy escribiendo las tareas que necesito realizar, las fechas de revisión, comentarios de las revisiones y avance del proyecto, utilizo colores rojo, amarillo y verde para ver si el proyecto se está desarrollando de manera correcta o falta mejorarlo, o de plano está totalmente estancado. También puedes utilizar  las hojas de cálculo de google documents, es igual de fácil de utilizar que un Excel y lo puedes compartir con diferentes personas de una manera interactiva, ambas hojas de cálculo realizan las mismas funciones, ya es cuestión de gustos

Te anexo un ejemplo de mi plantilla de trabajo.

Google Calendar: La otra herramienta que es 100% de utilidad es  Google Calendar,  aquí es donde yo agrego mis fechas de incio de proyecto,  fechas de revisión de estrategias, las fechas de finalización, igualmente aquí procuro organizar mi día a día, semanas y meses de trabajo, además de que puedes compartir los calendarios con las personas que te rodean y  es totalmente compatible con cualquier Smartphone.

Mozilla Thuderbird: Esta es una herramienta de organización de correos al estilo Outlook (únicamente que es gratuita), y es totalmente compatible con gmail, además de que puedes estar agregando recordatorios y ventanas que te estarán recordando cuál es tu siguiente actividad. Si tienes también la posibilidad de utilizar Microsoft Outlook también es de gran utilidad, aunque es un poco más caro muchas veces vale la pena adquirirlo, si no mozilla thunderbird es una muy buena opción de trabajo, ambos  realizan la misma función.

Trello: Esta herramienta tambien esta hecha para poner fechas de finalización de proyectos, compartir archivos de manera interactiva y crear un proyecto con un equipo, totalmente todo en línea, a mi en lo personal me agrada mucho, y lo puedes utilizar en lugar de la hoja de Excel, es cuestión de preferencias, o en todo caso puedes convinar ambas herramientas de la manera que mejor se adapte para ti.  Asignale unos 20 en analizar ambas herramientas y ve que es lo que mas se adecua a tus necesidades.

Remember The Milk: Esta última herramienta para mí es muy esencial, es mi   día a día, aqui empiezo a organizar mi día de una manera totamente interactiva, voy agregando mis pendientes, finalizando tareas y creando nuevas tareas, además de que tiene la ventaja de que puedes agregar 3 colores para darle la prioridad a tus tareas diarias, por lo general yo me concentro en agregar 2 tareas de suma importancia, 2 de mediana importancia y 2 de baja importancia, el resto de las tareas las dejo sin importancia, una vez que termines todas tus tareas puedes continuar con las tareas de menor importancia  he ir progresando de manera rápida, inteligente y efectiva, esto es como un juego de tetris que vas avanando de nivel cada vez que terminas una tarea, además de que Remember the milk  tiene la ventaja de que con dos clicks se sincroniza con Outlook o Thunderbird.

WorkFlowy: Esta última herramienta unicamente la utilizo para definir procesos de trabajo, para crear procesos  que despues puedo asignar a otras personas,  y que puedo crear un checklist de manera rapida copiando y pegando información que tengo almacenada dentro de  Workflowy, es muy divertida de usar y eficiente, sacale provecho, tomate uno 10 minutos en ver como se utiliza la herramienta.

Todas estas herramientas,  son muy divertidas de usar y te van ahorrar mucho tiempo, estas son mis principales herramientas de trabajo, si las sabes usar  a tu favor le te vas ahorrar muchos dolores de cabeza.

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