Administrar una o varias campañas de mercadeo de contenidos puede ser una labor asfixiante. La enorme cantidad de contenidos que hay que crear para mantener la expectativa y el interés de los posibles clientes a lo largo de un periodo de tiempo puede llenar tu cabeza de tareas y dejarte sin tiempo para otras cosas. Y no se trata de que la organización de contenidos no sea importante: de lo que hablo es que puede ser una labor secundaria porque puedes delegar y automatizar ese trabajo.
Allí es donde cobrar sentido un calendario de contenidos. Es una herramienta digital para planificar todas las acciones relacionadas con una campaña de marketing de contenido. Su uso te ofrece varios beneficios.
Ver también Marketing De Contenidos Hecho Fácil: Guía Paso a Paso
¿Qué Beneficios Te Da Un Calendario Editorial De Contenidos?
1.- Te enfocas en los objetivos de la campaña
Te permite tener una visión global de los contenidos sin perder de vista los objetivos planteados, con lo cual el trabajo será más efectivo.
2.- Visualizas la producción de contenidos por periodos
Puedes tener una mirada integradora de todos los contenidos que serán publicados a lo largo de un periodo de tiempo, sea semanal, mensual, trimestral o anual, dependiendo de las características de la campaña y de tu área de negocios.
3.- Defines tiempos para la publicación
Esto te obliga a cumplir fechas y a garantizar que los contenidos estén listos y publicados cuando la campaña lo requiere.
4.- Planificar en función de fechas clave
Puedes organizar todas las acciones de acuerdo con fechas relevantes para tu negocio, bien sean días de temporada, de celebraciones o días en los que rotan más tus productos, de cortes de producción, vacaciones o cualquier otra razón por la que pueda ser importante tener en cuenta fechas específicas.
5.- Te permite compartir la información de tu campaña.
De esta manera todos los posibles involucrados en la creación y gestión de la compaña usan la misma información y estarán alineados.
6.- Te facilita la re-programación.
Las campañas difícilmente se moverán tal como lo has previsto. Cuando hay eventos inesperados, cambios en la estructura de los negocios o reorientación de las campañas al analizar los resultados, un calendario de contenidos previamente elaborado te facilitará enormemente la re-programación. Con seguridad ésta es una de sus fortalezas: ahorrarte tiempo cuando las acciones derivadas del monitoreo y control del flujo de los contenidos hacen necesarios cambios para el cumplimiento de los objetivos de una campaña.
7.- Optimizas los tiempos de trabajo
La carga de trabajo y las diferentes actividades que debes realizar cuando llevas una campaña hacen que las herramientas que te ayudan a automatizar el proceso sean un punto crucial.
8.- Te permite concentrarte en las ideas
Si tu mente está libre de la presión de tener que montar y estar atento a la hora de publicación de cada uno de los contenidos, podrás dedicarte con calma a lo realmente importante: pensar, generar ideas y escribir contenidos para la campaña.
9.- Identificar vacíos en el plan.
Al tener la visión completa del plan de acción puedes encontrar los momentos en los que es necesario reforzar la publicación de contenidos o, lo contrario, tiempos en los que en la planeación hayan demasiados contenidos y sea necesario moverlos a otros días.
10.- Puedes adicionar información para otras temporadas
Si haces una planeación anual en el calendario de contenidos, tienes todo previsto para ese periodo de tiempo y estarás tranquilo y con la mente dispuesta para recoger ideas aplicables al siguiente año, por ejemplo. También puedes usar el calendario de contenidos para incluir esa información y comenzar a planear desde ya lo que sucederá en siguientes temporadas.
¿Cómo Puedes Crear Un Calendario De Contenidos Paso A Paso?
Vamos a hablar de tres pasos para cumplir con este objetivo:
1.- Identifica Tus Temas Y Audiencia
a. Segmenta tu mercado. Entre todos tus contactos seguramente encontrarás una variopinta lista de gustos, edades, géneros, intereses, necesidades, comportamientos de consumo, poder adquisitivo y muchas otras condiciones particulares que puedas usar para identificar a tus clientes.
Cuando se trata de empresas grandes, la definición de estos clientes y las listas que se crean dependen del acuerdo mancomunado de los departamentos de ventas, mercadeo, servicio al cliente y recursos humanos, entre otros. En el caso de pequeños negocios intenta documentarte sobre las diferentes estrategias de segmentación del mercado, aunque el mejor apoyo será tu propia experiencia en las campañas, lo que te ayudará a definir cuáles son clientes ideales para tu negocio, cómo segmentar tu población objetivo y que tipo de contenidos producir para cada segmento.
b. Haz la ponderación de los contenidos a producir. Adicionalmente a la segmentación de tus contactos, es pertinente que hagas una ponderación del porcentaje de contenidos que producirás para cada sector. Dado que los recursos son limitados, más aún para empresas pequeñas en las que tendrás que encargarte de casi todo o de todo, debes identificar tus prioridades, alineadas con tus objetivos. Por ejemplo, si estás haciendo una campaña inicial para que te conozcan es deseable que dediques buena parte de tu esfuerzo a ganar seguidores y no sólo a las ventas. En el caso de que estés lanzando varios productos o servicios, debes determinar qué porcentaje de los contenidos van para cada una de las ofertas. Cuando vas a lanzar una segunda campaña una parte importante de los contenidos irán a quienes ya te han comprado productos relacionados, pero no puedes descuidar la producción de contenidos para nuevos clientes. Debes jugar con los números para lograr la mejor ponderación posible.
c. Hecha la ponderación, cuantifica el proceso:
- ¿Qué cantidad de contenidos puedes producir por semana, mes, trimestre y año?
- ¿Cuánto tiempo llevará la construcción de ese contenido?
- ¿Cuánto te costará la producción de ese contenido por hora?
- ¿Con cuánto dinero cuentas para la producción de contenido?
- ¿A partir de los datos anteriores, qué cantidad de contenido producirás efectivamente?
2.- Haz Un Balance De Los Contenidos Previamente Elaborados
Las empresas acumulan información de su historia, movimientos, productos, iniciativas, informes y procesos, almacenada en archivos que con frecuencia son poco utilizados. Para producir contenidos no tienes que partir de cero; al contrario, es deseable que partas del reconocimiento de estos elementos y hagas un inventario de la información con la que cuentas y que puedas explotar para convertir en la base de los contenidos que requieres para el mercadeo digital.
Entre otras funciones que puede tener este material se encuentran:
- Diapositivas, informes, presentaciones, guías y otros materiales empleados inicialmente en inducción de personal, capacitaciones o presentaciones de la empresa pueden ser convertidos en fragmentos de videos, blogs u otros materiales publicitarios.
- Los datos de encuestas, investigaciones, reportes de crédito y comportamiento de compra y consumo de los clientes pueden servir para hacer infografías, artículos de blogs y entradas cortas.
- Informes y artículos de consumo interno pueden convertirse en notas.
- Notas cortas previamente escritas o publicadas pueden ser actualizadas para convertirlas en notas o entradas para alimentar un blog o una campaña.
Reutilizar estos materiales te permite valorar el trabajo previo de tu empresa y darle un nuevo sentido. Por otro lado, a tu favor, te ahorra trabajo porque ya cuentas con materiales previos y el conocimiento del historial escrito te permitirá comprender y orientar la producción de contenidos en la vía de la planeación estratégica y los objetivos comerciales ya validados.
Para hacer esta planeación puedes emplear una hoja de cálculo como Excel u otra aplicación especializada en planeación: en el caso de Excel puedes poner las fechas de publicación de los contenidos en las filas y cada uno de los contenidos a programar en las columnas. En cada casilla escribirás el número de la publicación, el tema, el autor y otros tópicos que quieras incluir como observaciones e ideas para futuras entradas. Si vas a tener muchos elementos en cada celda es preferible que uses otra herramienta de planeación más avanzada.
3.- De La Programación A La Modificación De Contenidos
Antes de finalizar cada periodo de programación cita a una reunión de planificación editorial, con todas las personas encargadas de la producción de contenidos. En esta reunión debes discutir:
- Los resultados del periodo anterior y el análisis de estadísticas y tendencias.
- Ajuste de aspectos de los contenidos para optimizar las conversiones.
- La definición de los objetivos de la o las campañas.
- Los temas a tratar para el siguiente periodo.
- Las directrices para la producción de contenidos.
- La asignación de contenidos.
- La fijación realista de tiempos para la producción de contenidos.
- La preparación de actividades complementarias para la divulgación y el mercadeo en las redes sociales.
- La administración de las actividades paralelas, como las listas de correo electrónico.
- Definir las acciones y tiempos para la publicación de los contenidos.
- Planear la promoción de las entradas.
- Establecer los mecanismos y momentos para hacer el seguimiento, sabiendo de antemano que el seguimiento debe ser cercano y continuo.
- Las acciones de modificación y ajuste de los contenidos de acuerdo con los resultados parciales obtenidos.
Te sugiero que hagas las labores de identificación de los temas para la producción de contenidos junto con la planeación de sus tiempos. Hecho de esta manera, podrás revisar desde el comienzo los tiempos con los que cuentas para desarrollar cada subtema y la extensión que le darás a cada uno de ellos. A su vez, esta información te permitirá cuantificar cuántos artículos requieres de cada tema y subtema, de manera más precisa y realista. Por supuesto, esta estrategia no aplica para todas personas. Si eres de los que prefieren dar rienda suelta a las ideas para no limitar la imaginación, para luego definir cuáles de esas ideas tendrán un lugar en tu planeación, es perfectamente válido. Son diferencias individuales que debes considerar en la misma planificación de las acciones.
Estas simples labores no solo te ahorrarán una cantidad importante de tiempo sino que además, y más importante, te permitirán generar contenidos de mayor calidad y más coherentes con tus objetivos comerciales.
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