Como llevar la contabilidad de una empresa es uno de los problemas mayores presentados en la administración de las unidades de negocio, dicha situación conlleva una serie de riesgos que afectan a todas y cada una de las áreas y departamentos de la empresa.
A todos los dueños de empresas les gusta tener control total de la empresa que crearon, ¿Porqué no habrían de hacerlo? muchos debieron sacrificar y esforzarse más de lo que la mayoría de personas lo hace comúnmente, pero un obstáculo de control total se encuentra en el departamento de contabilidad, ya que la mayoría lo ve como un aspecto agobiante a desarrollar ante las implicaciones al negocio y el prejuicio de ser un rubro complicado de sobrellevar.
El simple hecho de hablar de Como llevar la contabilidad de una empresa representa estrés para la mayoría sin embargo no debe ser así, de hecho es más fácil de lo que muchos podrían considerarlo.
Consejos para llevar una mejor contabilidad en tu empresa
Primero.-
UTILIZA UN SOFTWARE DE CONTABILIDAD.
Las empresas enfocadas en dar soluciones mediante la Tecnología Informática a los múltiples problemas que enfrentan las empresas de hoy en día las ha llevado a reunir lo mejor de los diferentes rubros de la empresa para facilitar el control y manejo adecuado de los recursos, de ahí la importancia de usar un software especializado en contabilidad, que ayudara a facilitar las tareas y te brindara un guía ya comprobada en la experiencia real de como manejar los diversos aspectos de este departamento. Las versiones se actualizan constantemente por lo cual tu debes hacerlo también, ten en cuenta que no es un gasto si no una inversión. Una inversión que te permitirá tener el control lo que se traduce en beneficios extras, ahorros, candados que evitarán fugaz de dinero.
Aprende a usar este software y contrata personas que sean capaces de utilizarlo, además de impartirle la enseñanza en su uso a tu asistentes personal, para que en determinado momento en caso de no poder supervisar por ti mismo las cuentas lo haga el o ella sin necesidad de estar tu presente. Contrata a un contador o los que sean necesario y a la vez a un pasante universitario que podrá ser un prospecto interesante que tendrá la capacidad de adquirir experiencia y ser de utilidad en tu empresa una vez concluidos sus estudios superiores.
Segundo.-
REALIZA PLANES DE CONTINGENCIA.
Debes tener planes para la administración del dinero, como primer punto en la contabilidad de tu empresa debes abrir un apartado enfocado en emergencias, que te ayude a subsanar las malas épocas del negocio, porque el tiempo es cíclico y hay temporadas altas, medias y bajas, este plan de gastos te permitirá sobrevivir a las crisis y demás inconvenientes que puedan llegar a surgir en el andar diario de tu empresa.
Debes mantener en orden la tarjeta que empleas para las compras exclusivas del negocio, – «JAMÁS REVUELVAS TUS GASTOS PERSONALES CON LOS EMPRESARIALES » – dentro de los libros contables prevé fondos para publicidad, renovación de maquinaria o reparaciones inesperadas, compras de insumos de emergencia etc. Ten planes de contingencia que te permitan sobrellevar cualquier inconveniente.
Tercero.-
SEPARA GASTOS.
Al ser un novel empresario inviertes dinero propio para subsanar las cuentas y realizar pago a proveedores y empleados, pero conforme tu negocio se vuelve especializante en su área debes separar estos gastos, mantener a raya tu bolsillo de los de la empresa, porque durante el proceso de Como llevar la contabilidad de una empresa esto representa grandes problemas tanto para los contadores como par ti y tu negocio, ya que de ahí surgen muchas fugas e imprevistos que le quitan liquidez y potencia de venta a tu negocio ante la falta de capital o recursos para trabajar.
Independientemente de ti, tu empresa debe actuar como un ser con vida propia, tener su propia identidad, sus propios registros de vida, sus propias tarjetas, su chequera etc. Con el fin de facilitar el proceso de control contable. Brinda seguimiento a todo gasto realizado para conocer su origen y su destino, evita el efectivo ya que al tenerlo a la mano es más fácil perderlo durante el proceso de adquisición ya que debe llegar a tus manos una vez que paso por el cliente, el empleado, la cajera, el supervisor, el administrador, el contador, el gerente etc. Muchas personas se involucran en este proceso mientras que si manejas la mayoría de tus pagos mediante transferencias electrónicas a las cuentas personales de cada empleado, proveedor y prestador de servicio, tendrás la seguridad de que el dinero pasa directamente al interesado en cuestión, evitando así la fuga de capital hormiga que suele ser fatal e irrecuperable para la mayoría de las empresas.
Cuarto.-
REÚNETE CON TU CONTADOR.
En caso de que tu contador de confianza tenga su propia empresa de contabilidad y sea ajeno a tu empresa debes reunirte con el mínimo cada seis meses, de ser posible que sea cada trimestre o bimestre, con la finalidad de darle continuidad a los registros de los libros contables, en este proceso es necesario guardar papeleo sin embargo guardar papeleo de cinco años es bastante molesto y complicado de almacenar y actualizar, por ello es importante que no acumules más que lo necesario e importante, pero más allá de la acumulación física de documentos es mucho mas ágil y económico mantener toda la información guardada en el software de contabilidad, mantener respaldos electrónicos es fundamental y de preferencia deben estar guardados lejos de la empresa, donde no estén expuestos a robos, extravíos, incendio o cualquier otro incidente.
