Como propietario de una pequeña empresa o negocio, una de las áreas clave que determina su éxito es la gestión eficaz del efectivo. De hecho, las cantidades y los tipos de interés de préstamos de los bancos e instituciones de crédito se basan principalmente en qué tan bien su negocio es capaz de manejar dinero en efectivo.
Tener un saldo de caja saludable en su balance también ayudará a demostrar una gestión eficaz a los inversores potenciales y ayudará a asegurar una mejor valoración de su negocio. Seamos honestos… nadie quiere comprar una compañía inestable.
Por lo tanto, para mejorar la estabilidad diaria de su pequeña empresa aquí hay 6 consejos importantes para una exitosa administracion del efectivo.
1. Gestión del capital circulante
A menudo, la gestión del flujo de efectivo se limita sólo a la gestión del circulante. Esto puede significar que tendrá que apretar las líneas de crédito de algunos clientes o apartar o cerrar a clientes con excesivos saldos vencidos. En estos dos casos, si no se aborda, puede dar lugar a retrasos en los pagos a sus proveedores.
Como pequeña empresa las prácticas de «limpieza de casa» como ésta pueden interrumpir los ingresos y hacer que los clientes lleven su negocio a otra parte. Pero como propietario, a menudo es un acto de equilibrio entre el riesgo de la pérdida de ventas y el riesgo de deudas incobrables.
Por lo tanto, en lugar de apretar las líneas de crédito en general, analice la historia de pago de un cliente y la salud actual de negocios antes de decidir la profundidad de su línea de crédito.
Mientras que el cierre a alguien puede ser gratificante, no es siempre la mejor manera de obtener equilibrio. Aquí están algunas cosas a considerar antes de tomar una decisión:
a. ¿Tienen un sólido historial de pago?
b. ¿Hay tendencias en las que los pagos se ralentizan y entonces los saldos se pagan en su totalidad?
c. ¿Siempre han sido lentos para pagar?
d. ¿Alguna vez los cheques han estado sin fondos?
Por supuesto, hay muchas variables que se pueden tener en cuenta pero al final del día asegúrese de que usted no está cortando indiscriminadamente a sus clientes.
2. La previsión de flujo de efectivo exacto
Esta es una parte fundamental de la administracion del efectivo y me doy cuenta de que muchos propietarios de pequeñas empresas no pueden predecir de forma activa el flujo de efectivo – el dinero que entra y el dinero que sale.
Las previsiones de flujos de caja y análisis de varianza deben realizarse sobre una base mensual, a fin de identificar oportunidades de mejora en el nivel de proceso. La exactitud del pronóstico de flujo de efectivo es importante ya que un error en su pronóstico puede resultar en crédito adicional acogido a altas tasas de interés para capital de trabajo o un apretón de efectivo que le impide el cumplimiento de una orden grande.
Es importante crear conciencia en toda la organización acerca de la importancia de las previsiones de flujo de caja, se debe identificar la responsabilidad de la varianza y rendir cuentas.
En su pequeña empresa:
¿Sus empleados entienden el concepto de flujo de caja?
¿Saben cuál es su papel individual en el cuadro general de su empresa?
La previsión precisa de flujo de caja es una herramienta de gran alcance que puede ayudarle a tomar las decisiones financieras correctas.
3. Evaluación de los gastos de capital
Es importante preservar el efectivo que genera su negocio. Una forma de hacerlo es reduciendo radicalmente su gasto de capital.
Mientras usted está en una fase de crecimiento, reducir los gastos de capital no siempre es factible. Sin embargo, debe realizarlo y asegurarse de que están respaldados por un análisis del retorno sobre la inversión (ROI). 
Consulte con su contador o un asesor financiero antes de que reparta dinero en efectivo para gastos de capital (es decir, nuevo espacio de oficinas, mejoras para los sistemas actuales, etc.)
Por ejemplo: Puede que su campaña de Google Adwords PPC está generando 15 llamadas entrantes por día. Sin embargo, la campaña le está costando $60k por mes. Su contador probablemente puede analizar las 15 llamadas, las conversiones posteriores y compararlo con la rentabilidad agregada y calcular el retorno de la inversión como una pérdida.
4. Optimice sus impuestos
Otra parte importante de una correcta administracion del efectivo es que los impuestos no deben convertirse en un elemento importante de salida de caja. Si es así, tome tiempo para consultar con su contador y evaluar su estructura de negocio, los procesos operativos y métodos de contabilidad para identificar formas de optimizar sus flujos fiscales.
Como emprendedores nos gusta hacer las cosas nosotros mismos pero esa práctica no va a ayudarle mucho cuando se trate de ver las mejores maneras de asegurarse de que su carga fiscal trimestral o mensual se esté asignando correctamente para minimizar su pérdida.
5. Esté al tanto de los incentivos
No importa en qué parte del mundo está su negocio ya que normalmente hay una gran cantidad de incentivos disponibles para las pequeñas empresas que operan en industrias específicas.
Tómese el tiempo para investigar los incentivos disponibles a nivel estatal y local. Algunos de los programas pueden ayudar a mejorar los márgenes de flujo de efectivo y ganancias de la empresa.
6. Construir una cultura de conciencia de efectivo
Esto es especialmente importante en la administracion del efectivo si tiene equipos separados manejando las ventas y las finanzas. Normalmente, el equipo de ventas consideraría que la gestión de tesorería es responsabilidad del equipo de finanzas y ofrecería condiciones de crédito liberales para los clientes con la esperanza de aumentar las cifras de ventas. Si su equipo de ventas se queda solo, sin supervisión, sólo puedo imaginar inadecuados tratos para cortar y conseguir la bonificación de ventas.
Una forma de superar este obstáculo es incentivar un comportamiento consciente de efectivo. Por lo tanto, en lugar de incentivos de ventas con base en las cifras de ventas, puede ofrecer incentivos a las ventas sobre la base de las colecciones. Esto asegurará que su equipo de ventas se centre no sólo en el logro de números sino en la calidad de las ventas.
Ser su propio jefe es genial pero hay mucho que aprender de la gestión de un «gran negocio». Para una mejor oportunidad de éxito, los empresarios pueden seguir las huellas de sensibilización de contabilidad de corporaciones más grandes o al menos comenzar con los seis pasos anteriores para una adecuada administracion del efectivo.
